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佛山进出口公司常用单证易错点和审核要点

2022-10-11

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佛山进出口公司常用单证易错点和审核要点

 

顺德容桂报关公司

 

审核要点

 

1、汇票

 

1)汇票的付款人名称、地址是否正确;

 

2)汇票上金额的大、小写必须一致;

 

3)付款期限要符合信用证或合同(非信用证付款条件下)规定;

 

4)检查汇票金额是否超出信用证金额,

 

如有信用证金额前有“大约”一词可按10%的增减幅度掌握;

 

5)出票人、受款人、付款人都必须符合信用证或合同(非信用证付款条件下)的规定;

 

6)币制名称应信用证和发票上的相一致;

 

7)出票条款是否正确如出票所根据的信用证或合同号码是否正确。

 

8)是否按需要进行了背书;

 

9)汇票是否由出票人进行了签字;

 

10)汇票份数是否正确如“只此一张”或“汇票一式二份有汇票和第二汇票”。

 

2、商业发票

 

1)抬头人必须符合信用证规定;

 

2)签发人必须是受益人;

3)商品的描述必须完全符合信用证的要求;

 

4)商品的数量必须符合信用证的规定;

 

5)单价和价格条件必须符合信用证的规定;

 

6)提交的正副本份数必须符合信用证的要求;

 

7)信用证要求表明和证明的内容不得遗漏;

 

8)发票的金额不得超出信用证的金额,如数量、金额均有“大约”

 

可按10%的增减幅度掌握。

 

3、保险单据

 

1)保险单据必须由保险公司或其代理出具;

 

2)投保加成必须符合信用证的规定;

 

3)保险险别必须符合信用证的规定并且无遗漏;

 

4)保险单据的类型应与信用证的要求相一致,除非信用证另有规定,保险经纪人出具的暂保单银行不予接受;

 

5)保险单据的正副本份数应齐全,如保险单据注明出具一式多份正本,除非信用证另有规定,所有正本都必须提交;

 

6)保险单据上的币制应与信用证上的币制相一致;

 

7)包装件数、唛头等必须与发票和其他单据相一致;

 

8)运输工具、起运地及目的地,都必须与信用证及其他单据相一致;

 

9)如转运,保险期限必须包括全程运输;

 

10)除非信用证另有规定,保险单的签发日期不得迟于运输单据的签发日期;

 

11)除信用证另有规定,保险单据一般应做成可转让的形式,

 

以受益人为投保人,由投保人背书。

 

4、运输单据

 

1)运输单据的类型须符合信用证的规定;

 

2)起运地、转运地、目的地须符合信用证的规定;

 

3)装运日期/出单日期须符合信用证的规定;

 

4)收货人和被通知人须符合信用证的规定;

 

5)商品名称可使用货物的统称,但不得与发票上货物说明的写法相抵触;

 

6)运费预付或运费到付须正确表明;

 

7)正副本份数应符合信用证的要求;

 

8)运输单据上不应有不良批注;

 

9)包装件数须与其他单据相一致;

 

10)唛头须与其他单据相一致;

 

11)全套正本都须盖妥承运人的印章及签发日期章;

 

12)应加背书的运输单据,须加背书。

 

5、其他单据

 

其他单据如装箱单、重量单、产地证书、商检证书等,均须先与信用证的条款进行核对,再与其他有关单据核对,求得单、证一致,单、单一致。

 

6、常见差错

 

1)汇票大、小写金额打错;

 

2)汇票的付款人名称、地址打错;

 

3)发票的抬头人打错;

 

4)有关单据如汇票/发票/保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定;

 

5)发票上的货物描述不符合信用证的规定;

 

6)多装或短装;

 

7)有关单据的类型不符合信用证要求;

 

8)单与单之间商品名称/数量/件数/唛头/毛净重等不一致;

 

9)应提交的单据提交不全或份数不足;

 

10)未按信用证要求对有关单据如发票/产地证等进行认证;

 

11)漏签字或盖章;

 

12)汇票/运输提单/保险单据上未按要求进行背书;

 

13)逾期装运;

 

14)逾期交单。

 

对有问题单据的具体处理:

 

有些单据由于种种原因不能按期更改或无法修改,可以向银行出具一份保函(通常称为担保书),保函中交单人要求银行向开证行寄单并承诺:如果买方不接受单据或不付款,银行有权收回已偿付给交单人的款项。对此,银行方面可能会接受。不过,好不要这样做。因为出具保函后,收不到货款的风险依然存在,同时要承担由此产生的其他费用。

 

交单人向银行出具保函一般应事先与客户联系并取得客人接受不符单据的确认文件。请银行向开证行拍发要求接受不符点并予付款的电传(俗称“打不符电”)。有关银行在收到开证银行的确认接受不符单据的电传后再行寄送有关单据,收汇一般有保证,此种方式可以避免未经同意盲目寄单情况的发生。但要求开证行确认需要一定的时间,同时要冒开证行不确认的风险,并要承担有关的电传费用。

改以托收方式。

 

由于单据中存在不符点,原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用,如果客人信用较好且急需有关文件提取货物,为减少一些中间环节可采用托收方式。

 

上述各项措施主要是从有效控制货物所有权的前提下,以积极、稳妥的方式处理不符合有关规定的单据,避免货款两空情况的发生。因为只要掌握了代表物权的运输单据,买方就不能提取货物。如果买方仍然需要这批货物,那么买方也会接受有不符点的单据。这里必须切记:不符单据是有很大风险的,对不符单据的接受与否完全取决于买方。

 

7、单证审核要点

 

单证审核是保障安全收汇的关键环节,单证审核的重点如下:

 

1)检查L/C规定的单证份数,比如多或者少、是否是全套等;

 

2)检查附加条款对单证的特别要求,比如是否要求注明L/C号码、合同号码等;

 

3)检查所提供的文件名称和类型是否符合要求,比如是否需要认证、出单人是否符合要求等;

 

4)单证之间的各类描述是否完全一致,比如大小写、计量单位等)

 

单证出具或提交的日期是否符合要求,比如保单日期、FORMA出单期等。

 

出单中比较常见问题有:

 

1)对于信用证溢短装条款的误解,造成单证金额、数量错误。一般来说,如果信用证对金额和数量溢短装有明确规定,要按照要求出具;如果信用证没有明确规定,可以有5%溢短装。这里要说的是,根据UCP500条款,如果计量单位是个、只等,则此项规定不实用。

 

2)汇票的受票人名称、地址打错(这里要注意付款行、偿付行的区别)。

 

3)发票中受益人名称、地址等与信用证描述不一致。

 

4)汇票、发票和保险单等之间币制名称不一致或不符合信用证的规定。

 

5)发票上的货物描述与信用证描述不完全一致。

 

6)要求认证或证实单据的类型、出单人等不符合信用证要求。

 

7)单与单之间商品名称、数量、计量单位、唛头描述和毛净重等不一致。

 

8)正本单据没有显示正本字样或提交份数不足。

 

9)提单、保险单缺少有关签字或印章不按要求背书。

 

10)提单中的卸货港、目的地签发错误及存在不良批注等。

 

这里必须切记的是,如果单据中存在不符点,原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用,对不符单据的接受与否完全取决于买方。

 

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